Correcta elección de un Software Empresarial

Que debe tomar en cuenta al momento de elegir un software empresarial.

Hoy en día varios usuarios, jefes de áreas y dueños de empresas no están contentos con el sistema que usan en la actualidad, ya sea, por que el producto no es bueno, no está bien configurado, presenta defectos ó también el servicio que brindan las empresas no es el adecuado, es decir el soporte que la empresa debe brindar no es el apropiado y por ultimo al momento de la elección de un SOFTWARE no se hizo la adecuada evaluación, es decir la empresa no hizo un análisis adecuado de los procesos de negocios, por ello el proyecto puede durar más de lo planeado y resulta siendo un sistema que no se adecua a los procesos de negocios de la empresa, causando malestar, en los usuarios, jefes de áreas, Jefe de sistemas, Gerente o dueño de la empresa. Uno compra un Software empresarial con el propósito de que la empresa siga creciendo.

Como debemos proceder.

Viendo estos problemas que se pueden presentar en diversas empresa, no solo debemos tomarnos nuestro tiempo al momento de hacer una elección, sino también que los usuarios estén involucrados en la elección de un software, al igual que los jefes de las áreas involucradas en dicho proceso, el Jefe de sistema también debe estar presente en la toma de decisión y claro el gerente o dueño de la empresa.

Pasos a seguir:

1. Presentación y conocimiento del sistema.

Es la primera impresión que uno tiene de la empresa que nos presenta su sistema, esta etapa es para conocer el sistema, si el sistema es amigable, conocer el sistema en líneas generales (la empresa debe recolectar información de la empresa que esta interesada en adquirir un software). Ello es para analizar sus procesos de negocios.

2. Conocimiento de los procesos de negocios y brindar soluciones.

Si le gusto la primera presentación de la empresa entonces debe proseguir con la segunda etapa para profundizar en los procesos de negocios de las áreas involucradas, es decir una reunión de preguntas. Presentarle casos que maneja la empresa y como el sistema lo resolvería, preguntar por los procesos de negocios de la empresa que son vitales.

3. Adaptación del sistema a las prácticas de negocios.

Esta reunión es para conocer la solución y ver como el sistema resuelve los diversos casos que maneja la empresa es decir sus procesos y prácticas de negocio. El sistema debe adecuarse a la empresa, ver el proceso comercial, es decir una demostración del sistema personalizada con casos que maneja la empresa.

En estos tres primeros pasos debe estar presente por parte de la empresa que presenta su software empresarial un equipo solido que resuelva las dudas de la empresa interesada, para ello deben estar presentes en las presentaciones el vendedor, un personal experto en el manejo del sistema dependiendo de la magnitud pueden ser más de un persona especializado en el sistema y un ejecutivo de cuentas para que pueda monitorear que la empresa que está interesada se le esté cumpliendo con lo prometido en cada etapa del proceso de elección, siempre resolver sus dudas y brindarle todas las facilidades del caso.

Es importante tener bien en claro lo que puede hacer el software para el crecimiento de la empresa y en la agilizacióén de los procesos de negocio de la empresa.

4. servicio que usted se merece (soporte)

Debe estar bien claro el soporte que se le va a brindar, así como también el tiempo de soporte en especial para esos primeros meses donde la empresa empieza a trabajar con el software sin ayuda, el soporte para esos casos debe ser el mejor y debe brindar soluciones inmediatas para minimizar los tiempos muertos que pueden perjudicar a la empresa. Para ello se debe revisar la cotización y el contrato. Es muy importante que en los primeros meses el servicio (soporte) que garantice el correcto uso del software.

5. Conocimiento de sus trabajos anteriores (Carpeta de clientes)

Es importante saber con quienes a trabajado la empresa es decir a que empresa, rubro de negocio y que producto adquirieron; además deben brindar los datos de las personas encargadas que lideraron los proyectos en las empresas, para que uno pueda llamarlas y saber cómo les fue con el producto, sino también con el servicio de soporte y como les está yendo en la actualidad.

6. Compromiso

Por último el compromiso de ambos; la empresa que está interesada en adquirir un Software debe brindarle la información necesaria para que puedan hacer un adecuado análisis, y claro la empresa que brinda el software debe brindarle las facilidades del caso, como datos de la empresa, su carpeta de clientes con los nombres, cargos, y números para poder verificar y evaluar su trabajo.

Con ello se tendrá usuarios contentos con un sistema que se adecua a sus prácticas de negocios, con un sistema amigable que les ayudara en sus tareas diarias, así como también con un buen servicio, gracias a todo ello usted contara con un sistema robusto y ágil, cuyo resultado será, el constante crecimiento de la empresa.