SGA – Sistema de Gestión de Archivos

SGA Brindará los siguientes beneficios a su empresa:

  • Permitirá la gestión integral multi empresa de los archivos en un único repositorio de base de datos, permitiendo hacer seguimiento a todas las operaciones y servicios que se realicen.
  • El sistema tiene una arquitectura preparada para manejar diferentes tipologías de almacenamiento con gran volumen de información del orden de las 50,000 cajas de información.
  • Permitirá agilizar las operaciones de archivo mediante el uso de código de barras, tecnología de terminales móbiles (PDTs) y el internet.
  • Permite a la empresa realizar el cálculo automático de facturación por los servicios de almacenamiento y otros que realice la empresa.

FUNCIONALIDAD DEL PRODUCTO (SGA)

Considera la siguiente funcionalidad:

Configuración:

Permite parametrizar los siguientes aspectos del sistema:

  • Almacenes: permite agregar zonas o contenedores para almacenamiento de archivo indicando su topología para la generación de códigos.
  • Ubicaciones: permite gestionar las reservas y verificar el estado de uso de las posiciones de almacenamiento.
  • Servicios: permite definir los servicios que puede realizar la empresa con las tarifas correspondientes.
  • Empresas: permite registrar las empresas beneficiarias del servicio considerando para cada una: áreas, tipos de documentos, qué servicios se les brindará y con qué tarifas, qué personas podrán solicitar servicios y su contraseña para el acceso vía WEB.

Gestión de archivo:

Permite la gestión de información del archivo documentario en sus diversas etapas:

  • Generación de cajas: permite generar nuevas cajas en el sistema con la numeración correspondiente por cliente.
  • Impresión de etiquetas: permite generar etiquetas para rotular las cajas generadas.
  • Detalle de caja y file: permite registrar la información del contenido de las cajas a nivel de files y documentos si fuese necesario, considerando campos de información como: descripción, tiempo de caducidad, fecha del documento más antiguo y fecha del más reciente.
  • Consulta histórica de movimientos: permite revisar la historia de todas las operaciones realizadas sobre el archivo (ingreso, préstamo, reingreso, servicios, etc.).
  • Cambio de estado: permite cambiar el estado de almacenamiento de una caja o file, de entre los siguientes: En proceso, Almacenado, En Préstamo, Eliminado.
  • Cambio de ubicaciones: permite reasignar la ubicación de una caja.
  • Fecha de almacenamiento: permite ajustar la fecha de almacenamiento del archivo.
  • Cambio de precinto: permite cambiar el código de precinto de seguridad.

Gestión de servicios:

Permite procesar las solicitudes de servicios de los clientes:

  • Solicitudes de servicios: Registro de la solicitud de un servicio.
  • Atención: Registrar el cumplimiento del servicio, en el caso de requerir que el item sea trasladado fuera del archivo, es marcado automáticamente como “Prestado”.
  • Generación de facturas: Permite generar las facturas en base a los tarifarios acordados con cada cliente.
  • Facturas: Permite consultar la cabecera y analítico de las facturas de servicios generadas.
  • Impresión de facturas: Permite imprimir las facturas generadas en el formato de impresión que usa la empresa.

Extranet para clientes:

permite que los clientes del servicio desde la internet realicen las siguientes operaciones.

  • Solicitudes de servicios: Registro de la solicitud, la cual automáticamente será comunicada vía correo electrónico al personal de archivo.
  • Consulta de archivos pendientes de devolución.
  • Consulta de servicios solicitados.
  • Consulta de inventario.

Captura de datos vía PDT:

permite que los operadores del almacén puedan registrar las diversas operaciones mediante captura de código de barras minimizando las tareas de digitación:

  • Ingreso de cajas al almacén.
  • Préstamos de cajas al cliente.
  • Devolución de cajas por parte del cliente.
  • Toma de inventario físico.

Control de acceso:

Permite configurar los accesos de usuarios al sistema:

  • Perfiles de usuario: especifica que funciones puede realizar en el sistema un puesto específico.
  • Usuario: permite crear usuarios y contraseñas de ingreso para los usuarios del SGA.

SGA – REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE Y HARDWARE

SERVIDOR

  • Hardware: CPU Core 2 Duo 2.0ghz, 1GB RAM, 2GB de espacio en disco duro.
  • Sistema operativo Windows Server 2003 o superior.
  • Servidor de base de datos SQL Server 2000 o superior.

PCs DE USUARIOS

  • Hardware: CPU Dual Core 2.0ghz, 512MB RAM, 500MB de espacio en disco duro.
  • Sistema operativo Windows 2000 o superior.