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Sistema de Gestión de Archivos Documentarios
Aspectos Generales
SBA - SAD es posible gestionar archivos de multiples empresas y de múltiples tipos: documentos(físicos), backups, etc. La gestión abarca el control de los procesos de ingreso, ubicación, solicitudes de servicios e inclusive la facturación periódica a clientes. El sistema tiene la capacidad de administrar las ubicaciones usadas y vacías teniendo un algoritmo que permite determinar dónde deben almacenarse los archivos para hacer el proceso operativo más eficiente.
Las diversas opciones son configurables permitiendo definir fácilmente los almacenes, espacios de almacenamiento, servicios y tarifas por cliente.
Las diversas opciones son configurables permitiendo definir fácilmente los almacenes, espacios de almacenamiento, servicios y tarifas por cliente.
Características
Configuración:
- Servicios: Permite especificar Unidades de medición del servicio, tarifas, moneda de facturación.
- Clientes: Permite especificar datos generales, areas, tipos de documentos, servicios que se le puede brindar e incluso los usuarios que pueden ingresar a través del portal en internet.
- Tipos de Cajas: Dependiendo del tipo de item a almacenar en el archivo se pueden crear tipos de cajas que los contendrán.
- Almacenes / Contenedores: Se permiten definir los almacenes que contendrán los espacios de almacenamiento de items del archivo. Así mismo se define cada una de las ubicaciones disponibles.
Archivo Documentario:
- Administración de Almacén: Permite navegar en el archivo documentario y realizar diversas operaciones:
- Búsqueda de items de archivo de acuerdo a filtros estándar y avanzados.
- Agregar items de almacenamiento.
- Imprimir etiquestas de código de barras.
- Ver la información a detalle de cada item.
- Actualizar la información de los items en sus 3 niveles: Cajas, Files y documentos.
- Cambiar ubicación de items.
- Solicitudes de Servicio: Permite gestionar las solicitudes de servicio respecto a items del archivo documentario. Contempla las siguientes operaciones:
- Búsqueda de solicitudes de servicio de acuerdo a filtros estándar.
- Agregar / Modificar / Visualizar ordenes de servicio ingresadas desde el aplicativo desktop o desde la internet.
- Registrar la atención del servicio.
- Rechazar la atención del servicio.
- Facturación: Permite generar y gestionar las facturas por los servicios realizados durante un periodo de facturación. Contempla las siguientes operaciones:
- Generación de Facturas.
- Búsqueda de facturas de acuerdo a filtros estándar.
- Reprocesamiento de una factura ya existente.
- Impresión Individual de Factura.
- Impresión Masiva de Facturas.
Reportes:
- Reportes Aplicativo Desktop:
- Análisis y estadística de facturación.
- Constancia de entrega de files.
- Formato de Servicio.
- Items del almacén.
- Reporte de cajas ingresadas al almacén.
- Reporte de estadística diaria de digitación.
- Reporte de Ingresos y Salidas de Almacén.
- Reporte de Items Caducados.
- Reporte de Items pendientes de devolución.
- Reporte de Personal Autorizado.
- Reporte de Series Documentales.
- Reporte de Servicios Facturados.
- Reporte de Servicios por Clientes.
- Reportes Web:
- Consulta de Inventario.
- Perfiles de Usuarios del Sistema.
- Servicios solicitados.
- Items caducados.
- Historial por documento.
- Pendientes de devolución.
- Inventario de Documentos del Cliente.
Intranet:
- Solicitudes de Servicio: El sistema permite que através de un portal el cliente pueda realizar la gestión y seguimiento de los servicios que solicita. El sistema contempla la siguiente funcionalidad:
- Generación de solicitud de servicio.
- Notificación vía correo electrónico al usuario administrador sobre nuevas solicitudes.
Opciones PDT: Algunas operaciones con el archivo documentario abarcan tareas que por su naturaleza deben ser realizadas en almacenes extensos. Para facilitar al usuario estas tareas y tener un ingreso de información más preciso se cuentan con opciones desarrolladas en PDT para tareas de campo:
- Ingreso de Cajas a Almacen (primer ingreso).
- Prestamo de Cajas al cliente.
- Devolución de Cajas.